¿Por qué un sistema de gestión mejora los procesos de la empresa?

Una empresa puede plantearse implantar un sistema de calidad por muchos motivos diferentes, como hemos mencionado en un artículo anterior.
Una de ellas es la gestión y optimización de todos sus procesos, con la finalidad de obtener una mejora de la calidad de sus productos y servicios, un aumento de la fidelización del cliente, y una mayor rentabilidad de la gestión de la empresa.

¿Cómo definimos los procesos de la empresa?
Un proceso se puede definir como la sucesión e interrelación de actividades, tareas, pasos y decisiones, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio.

En una empresa existen numerosos procesos, no únicamente los productivos, como habitualmente se piensa, sino otros de apoyo y estratégicos que son necesarios para que la producción del producto o servicio sea posible.
Un ejemplo sencillo, el proceso comercial, que debe existir en cualquier empresa. Directamente no forma parte del proceso productivo (fabricación de un producto o realización de un servicio), pero es necesario que se realice con la finalidad que el producto o servicio se pueda vender. Si el producto o servicio final no se vende-contrata, la empresa no es factible, de igual forma que si la empresa no puede ofrecer ni productos o servicios a sus clientes.

Por lo tanto, si implantamos un sistema de gestión de calidad, por ejemplo, el basado en la norma ISO 9001:2015, ¿obtendremos una mejora de nuestros procesos?
La respuesta es sí. La norma anteriormente citada, es la más generalizada e implantada por las empresas, ésta se basa en la gestión de los procesos de la empresa.

La norma expone una serie de requisitos a cumplir, donde nos obliga a establecer unas metodologías (propias de la empresa) para cada uno de los procesos de la empresa. Dichas metodologías (explicar paso a paso lo que se realiza, con sus objetivos, responsabilidades y documentación) se deben describir en procedimientos. Únicamente el hecho de explicar paso a paso lo que la empresa realiza en cada momento y los documentos que genera en cada paso, nos facilita darnos cuenta de qué hacemos mal y qué podemos mejorar para que sea más efectivo cada uno de los procesos.

Os pondremos otro ejemplo sencillo. Una empresa que no dispone de un sistema de gestión, y por lo tanto, ningún sistema de control de sus procesos, más concretamente el de certificación y facturación. La Dirección de la empresa, tiene la sensación que se produce mucho más de lo que se factura. En el momento de la redacción del procedimiento, y de plasmar paso a paso todas las actividades que se realizan en este departamento, se dan cuenta que no existe ninguna relación documental, entre los departamentos de producción y los de contratación. Por lo tanto, no se puede realizar ningún seguimiento, ni establecer trazabilidad, entre lo que se contrata, se produce y se factura.

Con el ejemplo anterior, se puede entender que todos los procesos de la empresa, deben estar relacionados entre sí. Y todo debe encajar para que la gestión de la empresa sea efectiva. Esta es la clave para mejorar y optimizar todos los procesos de la empresa, aumentando la calidad de los productos ofertados, mejorando los costes y por lo tanto aumentando la rentabilidad de la empresa.

Como os hemos explicado, una de las herramientas que os puede ayudar a buscar esta mejora continua es la implantación de un sistema de gestión.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *