Es importante hacer INVENTARIO

La respuesta es sí. Para realizar una buena gestión de la empresa, es muy importante, dedicar tiempo en realizar un inventario detallado. En este artículo os mostraremos ejemplos en los que disponer de un buen inventario nos puede beneficiar y mejorar así el control y la gestión de la empresa.

Debido a la gran importancia que tiene disponer de inventarios, muchas de las normas que rigen los sistemas de gestión empresarial, como por ejemplo, la norma ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 17025 (gestión de laboratorios)… dan especial importancia a la presencia de listados de control.

Inventario de maquinaria y equipos de medición. Para aquellas empresas que disponen de maquinaria y equipos de medición que son vitales para desarrollar su actividad, no sólo deben disponer de un inventario completo, sino contemplar en el mismo, el estado de cada uno, las operaciones que se le han realizado (mantenimiento, calibración y/o verificación), así como el control de los resultados obtenidos de estas operaciones.

Otro caso, puede ser para una oficina, el control de los equipos informáticos. En todo momento se debe controlar los diferentes equipos, identificarlos, asignarlos al personal, y gestionar su estado. De tal manera, que si un ordenador se rompe, primero de todo, se pueda localizar el sustituto de acorde a las necesidades del trabajador, y se gestione el que se ha estropeado. De esta manera, los trabajadores no paran sus actividades a pesar de la incidencia.

Inventario de productos fabricados. Es muy importante disponer de un inventario de los productos fabricados, ya que debemos saber en cada momento qué stock tenemos, para que el equipo de ventas sepa en cada momento qué puede ofrecer a sus clientes y el plazo de entrega real que puede ofrecer, y así poder mantener en un alto grado la satisfacción del cliente. Por ejemplo, un cliente te pide 15.000 tornillos de un tipo, si el vendedor no sabe si los tiene o no, puede comprometerse con el cliente que se los puede proporcionar en un día, cuando en la realidad se tendrán que producir y el proceso tardará una semana. Naturalmente el cliente, no estará contento con el servicio prestado, y por lo tanto acudirá a otra empresa en el futuro.

Inventario de stock. En este caso, nos podemos referir a:
a) Primeras materias que se necesitan para la fabricación de nuestro producto. Es muy importante, controlar y saber en cada momento qué material y cuánto disponemos para fabricar nuestro producto, ya que si a mitad de producción se nos acaba una materia prima, tendremos que detener la producción, aumentando el coste de fabricación y esperando que el proveedor de dicha materia prima tenga un tiempo de respuesta rápido en suministrar más cantidad con los mismos requisitos de calidad.

b) Otro caso, por ejemplo, el material de oficina. Es muy importante disponer de un stock controlado. Por ejemplo, una ingeniería que tiene que entregar un proyecto de gran volumen, tiene un plazo inmediato de entrega, y no se dispone de bastante papel de impresión, o tinta de impresión, etc. La falta de control puede hacer retrasar la entrega del proyecto.

No únicamente debemos disponer de inventarios destinados a stock, sino en todas las áreas y actividades de la empresa. Otros inventarios importantes para la gestión de la empresa son:

  • Listado de trabajadores

  • Listado de clientes

  • Listado de ofertas y contratos

  • Listado de producción, de trabajos, de actividades

  • Listado de formación, capacitación…

  • Listado de certificaciones, facturas, cobros

  • Listado de reclamaciones, no conformidades, acciones correctoras

Es muy importante, disponer de listados o registros, completamente actualizados, de cualquier aspecto o actividad de la empresa. Contra más relaciones entre registros podamos tener, más información relacionada obtendremos, y por lo tanto, más control de la empresa obtendremos.
Por ejemplo, si relacionamos el listado de clientes, con el de ofertas y contratos, podremos filtrar todas las ofertas y contratos del mismo cliente, y sabremos qué precios son aceptables para este cliente en concreto. De esta manera, el cliente podrá ver que se le respeta su tarifa y mejorará las relaciones.
Por ejemplo, si relacionamos el cliente con las actividades, podremos filtrar por cliente y actividad. De esta manera si el cliente tiene una reclamación podremos identificarla y solucionársela.
Por lo tanto, es clave para poder gestionar la empresa, que se disponga de un sistema documental potente, que te permita, realizar un control exhaustivo de cada una de las actividades de la empresa. De esta manera, podrás anticiparte a posibles incidencias que puedan surgir, disminuyendo el coste producido por la propia incidencia.

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